Case 3: Dollar General Uses Integrated Software

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problem for the company.

ระบบเดิมที่บริษัทใช้อยู่เกิดปัญหาเนื่องจาก เป็นการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงแต่ละหน้าที่หรือแผนกต่างๆ ขององค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ไม่มีระบบข้อมูลที่ดี อาศัยการนับมือเป็นหลัก ซึ่งทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายมาก ดังที่เห็นได้จาก การที่บริษัทขยายตัวใหญ่ขึ้น ก็จะมีใบสั่งซื้อเข้ามาเป็นจำนวนมาก ด้วยความที่ไม่มีระบบที่ดีจึงเกิดปัญหาในแผนกเจ้าหนี้ขึ้น ใบสั่งซื้อ, ใบเสร็จ และจำนวนเงินที่ได้รับจริงๆ ไม่ตรงกัน ทำให้บริษัทต้องสูญเสียกำไรที่ควรจะได้รับมากขึ้นไป 

2. The new system cost several million dollars. Why was it necessary to install it?

ระบบใหม่นีทำให้การดำเนินงานโดยรวมของบริษัทเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากระบบนี้ช่วยเข้ามาจัดการกับข้อมูลที่มีเป็นจำนวนมากของบริษัทให้เป็นระบบและสามารถเชื่อมโยงเพื่อให้นำมาใช้กับทุกๆ ส่วนของการดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งเหมาะกับบริษัท Dollar General มาก เพราะต้องจัดการกับยอดขายจำนวนมากที่เกิดขึ้นในแต่ละวันจากหลายสาขาทั่วประเทศ โดยที่สามารถรู้ยอดขายของวันนั้นๆ เมื่อหมดวันได้เลย นอกจากความเร็วแล้วยังได้รับความถูกต้องของข้อมูลอีกด้วย ทำให้บริษัทมองเห็นแนวทางของการดำเนินงานได้ทันที นำไปสู่การวางกลยุทธ์ที่ทันเหตุการณ์มากขึ้น

3. Lawson software Smart Notification Software is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection. 

เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยเข้ามาแก้ปัญหาในเรื่องการส่งผ่านข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองได้ สามารถรับผ่านได้หลายช่องทาง เช่น PDA, อีเมล, เสียง, ข้อความ และอุปกรณ์ไร้สาย โดยจะส่งข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้แก่ผู้ใช้โดยอัตโนมัติ ให้ผู้ใช้เลือกได้ว่าข้องมูลใดบ้างที่ต้องการและจะส่งผ่านด้วยวิธีการใด ทำให้ผู้ใช้ได้ข้อมูลที่อัดแน่นไปด้วยเนื้อหาสาระที่จำเป็นและนำไปใช้ได้จริงเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น ดังนั้น Dollar General จึงควรใช้ซอฟแวร์นี้ควบคู่ไปด้วย เนื่องจากจะทำให้กระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินงานขององค์กรพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นอย่างมาก อันเป็นผลมาจากการที่ได้รับข้อมูลความรู้ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ ที่สำคัญก็คือเป็นข้อมูลที่ทันต่อเหตุการณ์และใช้ได้จริง

4. Another new product of Lawson is Service Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why and why not?

แนะนำ เนื่องจาก Service Automation เป็นซอฟแวร์ที่จะมาเป็นตัวช่วยองค์กรในการบริหารงาน, ทรัพยากร, เวลา, ค่าใช้จ่าย และการเงิน ประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักๆ ก็คือ

• Opportunity Management สอบทานรายได้ คาดการณ์กำลังการผลิต
• Project Management การวิเคราะ์ห์ทางกลยุทธ์ในการลงทุนและโอกาส
• Resource Management วิเคราะห์การบริหารทรัพยากรที่มี

ซึ่งโดยรวมแล้วก็จะทำให้มีข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ เพื่อความสำเร็จของตัวงานที่องค์กรทำ

ฺัBy Pornpitra Sithiprasasana 5302115224

Session 3: Transaction Processing System

Transaction Processing System

เป็นส่วนสำคัญมากที่สุดส่วนหนึ่งของระบบ เนื่องจากเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ดำเนินเป็นประจำทุกวันขององค์กร สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร โดยทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการที่เปลี่ยนแปลง โดยการเก็บข้อมูลแบบ real time ต้องเก็บจากฐานข้อมูลเป็นจำนวนมาก หากเกิดความผิดพลาดขึ้นก็จะส่งผลเสียหายต่อทั้งระบบ (Garbage in-Garbage out) และจะออกแบบไม่ให้แก้ไขข้อมูลในระบบได้ เนื่องจากคำนึงถึงความปลอดภัยเป็นหลัก

Qualifications

• Reliability >> มีความน่าเชื่อถือ
• Standardization >> มีมาตรฐานทีสามารถเข้าใจได้แม้จะต่างองค์กรกัน
• Controlled access >> มีการกำหนดการเข้าถึงข้อมูล

Characteristics

• มีการประมวลผลข้อมูลเป็นจำนวนมาก
• ส่วนมากเป็นข้อมูลจากภายใน
• เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์กร
• มีการสรุปผลอย่างต่อเนื่อง เช่น รายวัน รายสัปดาห์
• ประมวลผลข้อมูลได้รวดเร็ว
• ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปมีโครงสร้างชัดเจน
• ความซับซ้อนในการคำนวนมีน้อย
• การประมวลผลมีความแม่นยำสูง 

Processing cycle

1.       Data entry >> การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ เช่น POS ใน supermarket

2.       Transaction processing >> การประมวลผล

1)       Real-time >> ประมวลผลข้อมูลทันที แต่ต้นทุนก็จะสูงตามไปด้วย เหมาะกับร้านสะดวกซื้อ

2)       Batch >> ประมวลผลเป็นรอบๆ เหมาะกับระบบ payroll

3.       Data base updating >> การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล เน้นที่ความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

4.       Document & report generation >> การทำเอกสารและรายงานที่เกียวข้อง

5.       Inquiring processing >> การรับคำร้องจากผู้ใช้และสอบถามข้อมูล

Objective

·        เพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นประจำวัน

·        เพื่อติดตาม  transaction ในองค์กร

·        ผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆ

Users

·        ผู้ทำงานในระดับปฎิบัติการ (Operation level)

·        ผู้ควบคุมดูแลระดับล่าง (Low-level Supervisor)

·        ผู้จัดการ

TPS Application: Example

1.       Accounting Information System

2.       Marketing Information System

·        Mass customization

·        Personalization

·        Advertising and Promotion

·        Improving shopping

3.       HR System

·        Payroll

·        Work time

·        Benefits Administration

·        Recruiting

·        Training

·        Performance recording

4.       Web Analytics Tools ใช้การเก็บข้อมูลจาก internet 

5.       In-House Logistics & Material

6.       E-Procurement เป็นระบบการสั่งซื้อสินค้าที่ใช้เป็นประจำกับบริษัทคู่ค้า

>Case: Intelligent Transport System (ITS) ระบบขนส่งและจราจรอัจฉริยะ ในประเทศไทย

1.             ระบบการจัดการจราจร

2.             ระบบการให้ข้อมูลข่าวสารการเดินทาง

3.             ระบบการปลอดภัยในยานพาหนะและการจัดการเหตุฉุกเฉิน

4.             ระบบการบริหารจัดการรถสินค้า

5.             ระบบการจัดการรถขนสั่งสาธารณะ

6.             ระบบชำระค่าโดยสาร ค่าผ่านทางอัตโนมัติ

Presentation

·        RFID

เป็นระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ระบุเอกลักษณ์วัตถุหรือตัวบุคคลโดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ ซึ่งแตกต่างจากเทคโนโลยีอื่นๆ เช่นบาร์โค้ดที่อาศัยคลื่นแสง โดยการทำงานของ RFIDนั้นประกอบไปด้วย 2 ส่วนได้แก่ RFID TAG  ซึ่งทำหน้าที่ในการส่งสัญญาณข้อมูลที่บันทึกอยู่ และจะมี Reader ซึ่งเป็นตัวรับข้อมูลจาก RFID Tag และแปลความ มีประโยชน์คือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มความเร็วและลดค่าใช้จ่ายต่างๆ 

·        Speech Recognition

เป็นระบบที่สามารถแปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความตัวอักษรได้ ซึ่งมีข้อดี ทั้งในกรณีคนปกติและผู้มีปัญหาทางการสื่อสาร และช่วยประหยัดเวลาในกรณีที่ผู้ใช้งานไม่ถนัดในการพิมพ์ ช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ได้มากยิ่งขึ้น แต่ข้อเสียคือผู้ใช้ต้องออกเสียงให้ชัดเจน อยู่ในที่ที่ปราศจากเสียงรบกวน และยังอาจมีปัญหาสำหรับคำที่ออกเสียงคล้ายกันซึ่งอาจจะส่งผลให้เกิดการแปลผลผิดพลาดได้

·        Virtualization 

ข้อดีก็คือช่วยลดปริมาณการใช้ Server ประหยัดพื้นที่จัดเก็บและประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา รวมถึงค่าไฟจึงเป็นการใช้Server Hardware ได้อย่างคุ้มค่า ทั้งนี้เพื่อเป็นการสนับสนุน Green IT อีกวิธีหนึ่ง และมีความคล่องตัว สามารถรองรับ application ใหม่ๆ แต่ก็มีข้อเสีย คือ หากมีกรณีที่ Server เสียอาจทำให้ไม่สามารถดำเนินงานได้ เนื่องจากไม่มีserver สำรอง และ Speed ของเครื่องอาจช้าลงเนื่องจากการแบ่งพื้นที่ในการประมวลผล รวมถึงยังไม่สามารถรองรับอุปกรณ์ที่มีอยู่ในท้องตลาดได้ทั้งหมด

·        Forensic Accounting

เนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่ขององค์กรมักถูกเก็บอยู่ในระบบสารสนเทศขององค์กร ดังนั้นระบบบัญชีขององค์กรจึงต้องให้ความสำคัญกับความปลอดภัย ถูกต้อง ครบถ้วน ของข้อมูลดังกล่าว ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการตรวจสอบความผิดพลาดและการทุจริตในองค์กร ทำให้เกิดการดูแลและกำกับกิจการมากขึ้น โดยเครื่องมือที่ใช้ในการทำบัญชีสืบสวน (Forensic Accounting) มีทั้ง Software ประเภท Data mining 

Case 2: Building an e-business at Fedex corporation

1. Identify the networks cited in this case.

• Virtual Private Network (VPN)
• Internet
• Leased-line
• Value-added Network (VAN)

2. How does IT improve the performance of Fedex?

IT มีส่วนสำคัญอย่างมากในการสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า เนื่องจากจะทำให้การสื่อสารระหว่าง Fedex กับลูกค้า หรือ Fedex กับ suppliers เป็นไปอย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเป็นการลดต้นทุนและเพิ่มการหมุนเวียนของการสั่งซื้อสินค้า นอกจากนี้ลูกค้าก็ไม่ได้ใช้ Fedex สำหรับการส่งสินค้าอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจ้าง Fedex เพื่อ outsource สินค้าของบริษัทไปยังช่องทางจำหน่ายอีกด้วย และทำให้ความสามารถในการแข่งขันเพิ่มขึ้น นำไปสู่ยอดขายและกำไรที่มากขึ้นตามลำดับ

3. In what ways are personalization and customization provide?

• Fedex PowershipMC >> a multi carrier hardware/software system
• Fedex Ship manager server >> ส่งสินค้าได้เร็วขึ้น
• Fedex Ship API ออกแบบได้ตามใจลูกค้า
• Fedex Net Return เกี่ยวกับการคืนสินค้า

4. What are the benefits to customers?

• ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะของสินค้าระหว่างการส่งได้ โดยการเข้าไปในเว็บไซต์ของบริษัท
• ทำระบบที่บูรณาการความต้องการของลูกค้าตั้งแต่ต้นนำ้จนถึงปลายน้ำ
• มีบริการที่สามารถรวมระบบ logistic ของบริษัทลูกค้าให้เข้ากับบริการของ Fedex ได้อย่างกลมกลืน

Session 2

Session 2: Understanding and Managing Information Technologies

Concept of Information system

·        Data เป็นข้อมูลดิบที่ยังไม่มีความหมายอะไรหากอยู่เดี่ยวๆ ตามลำพัง

·        Information เป็นข้อมูลที่มีความหมายในตัวเอง สามารถเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ได้เลย

·        Knowledge เป็นองค์ความรู้ที่พัฒนาจาก Data และ Information พิสูจน์ได้แล้วว่าเป็นความรู้ดังกล่าวนั้นเป็นจริง ถูกต้องและน่าเชื่อถือ

Type of Information system

1.       Personal and Productivity System

ระบบที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยการทำงานของแต่ละตัวบุคคล เช่น โทรศัพท์มือถือ

2.       Transaction processing system

ระบบที่คอยดูแล transactions ทั้งหมดขององค์กร ถือเป็นจุดเริ่มต้นและสำคัญที่สุดส่วนหนึ่งของระบบ

3.       Functional and Management Information System

สนับสนุนการทำงานเฉพาะของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งในองค์กร ต่างๆซึ่งมีลักษณะเฉพาะ เช่น ระบบสารสนเทศในแผนกบัญชี

4.       Enterprise Information System : ERP

ระบบที่เชื่อมทุกหน่วยงานในองค์กร หรือ เชื่อมกับลูกค้าและsupplier

5.       Inter- organizational system : IOS

ระบบสารสนเทศเชื่อมหน่วยงานหลายๆหน่วยไว้ด้วยกัน

6.       Global Information System  

ระบบที่สามารถเชื่อมต่อบริษัทต่าง ๆ อยู่ที่คนละประเทศกัน และรวมกันจนเป็น global

7.       Very Large and Special System

สามารถใช้เชื่อมต่อกับองค์กรต่าง ๆ ได้ทั่วโลก เช่น ระบบจองตั๋วเครื่องบิน

Business information system

1.       Transaction processing system : TPS

ระบบที่สำคัญที่สุดในองค์กร เพราะเก็บข้อมูลทุกอย่างเอาไว้ เพื่อนำไปประมวลผลหรือใช้งาน  เช่น ระบบบัญชี

2.       Management information system : MIS

เป็นระบบที่ผู้บริหารระดับกลางมีไว้ใช้ช่วยในการวางแผนงานและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ได้มาจาก TPS

และเป็นสาขาวิชาการใช้สารสนเทศในการดำเนินธุรกิจ

3.  Decision Support System : DSS

เป็นระบบที่ช่วยในการตัดสินใจในกรณีที่ไม่สามารถตัดสินใจได้ด้วยตาเปล่า ใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายในในการช่วยวิเคราะห์การตัดสินใจ

4.  Group Decision Support System : GDSS

เป็นระบบที่ช่วยในเรื่องของการประชุม ตัดสินใจเป็นกลุ่ม เอาไว้ลดความขัดแย้ง และสามารถนำข้อมูลมาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5.  Executive Support System: ESS

สนับสนุนผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น โดยเป็นชุดสารสนเทศที่พร้อมแล้วสำหรับการตัดสินใจ เช่น ข้อมูลหรือสถิติต่างๆ ที่ผู้บริหารควรรู้

Other IT

·        Internet เป็นการส่งข้อมูลที่ไม่ปลอดภัย

·        Intranet เป็นการใช้และส่งผ่านข้อมูลภายในองค์กร

·        Extranet เป็น network ที่ใช้เชื่อมต่อระหว่างองค์กร

·        Wiki เป็น software ที่ใช้ใน Wikipedia

·        Virtual world โลกเสมือน เช่นพวกเกมส์ออนไลน์ second life: สร้าง avatar

·        Collaboration and Communication system ใช้ส่งเสริมการติดต่อสื่อสารกันของคนภายในองค์กร เช่น อีเมล์ IM

·        E-business ค่อนข้างกว้าง เป็นการค้าขายระหว่างองค์กร

·        E-commerce ระหว่างการซื้อขายขององค์กรกับคนทั่วๆไป

·        E-government เช่น การทำ passport การเสียภาษี

Presentation

·      E-Paper : แข่งกับจอ monitor ของ computer ทั่วไป โดยลักษณะเด่นของ e-paper คือ สามารถบันทึกข้อความและสะท้อนแสงได้เฉกเช่นเดียวกับกระดาษทั่วไป อีกทั้งยังไม่ต้องใช้พลังงานไฟฟ้าในการบันทึกข้อมูลแต่อย่างใด อีกทั้งยังมีน้ำหนักเบา โค้งงอได้

·      Tablet PC : เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มีการพัฒนาให้มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา และสะดวกในการพกพามากขึ้น มีความสามารถในการเชื่อมต่อแบบไร้สาย และมีระบบ Touch screen นอกจากนี้ยังสามารถออกคำสั่งด้วยเสียงได้

·   Green IT : แนวคิดในการบริหารจัดการและเลือกใช้เทคโนโลยีที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ข้อดีของการทำแบบนี้คือเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท คล้ายๆกับเป็นการทำ CSR  ซึ่งสุดท้ายแล้วก็สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับกิจการได้